Behandling av innsynskrav

  Utskriftsvennlig versjon

Allmennhetens rett til innsyn i saksdokumenter

Offentlighetsloven setter klare krav til hvilke innsynsrettigheter offentligheten har i forvaltningsorganenes dokumenter. Alle saksdokumenter som kommer inn til eller blir framlagt for et offentlig organ, eller dokumenter som organet selv har opprettet, er offentlige og åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift. Inngangsporten til disse saksdokumentene er organets postjournal, og postjournalen ved et offentlig organ er et offentlig dokument som på forespørsel skal gjøres tilgjengelig for en hver.

Krav om innsyn i saksdokumenter, journaler og andre registre produsert eller mottatt ved organet kan fremmes skriftlig eller muntlig, men det er ønskelig at man sender et skriftlig innsynskrav per brevpost eller elektronisk post til arkivtjenesten. Innsynskravet må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art, men dette gjelder ikke når det kreves innsyn i en journal eller lignende register.

Loven skiller mellom adgang til å unnta hele dokumenter og adgang til å unnta opplysninger fra offentlighet. Saksdokumenter eller opplysninger som er unntatt offentlighet skal vurderes med henblikk på offentlighet hver gang noen ønsker innsyn. Når det er anledning til å gjøre unntak fra innsyn basert på hjemmel i lov eller forskrift, skal et offentlig organ likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn jf. meroffentlighetsprinsippet. Innsyn bør gis dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak.

Behandling av krav om innsyn

Forvaltningsorgan har plikt til å behandle kravet ”uten ugrunnet opphold”, dvs. fortrinnsvis umiddelbart og senest innen fem virkedager etter mottatt krav. Dersom vedkommende som har framsatt kravet ikke har fått svar innen fem virkedager er dette å anse som et avslag etter offentlighetsloven § 32 andre ledd – det kan derfor være nødvendig å gi et midlertidig svar til den som har bedt om innsyn dersom man ser at fristen ikke kan overholdes. Midlertidige svar skal også registreres i arkiv- og saksbehandlingssystemet.

Et eventuelt avslag på innsynskravet skal være skriftlig og klart vise hvilken hjemmel som er grunnlag for avslaget, samt ledd, bokstav eller nummer. Dersom offentlighetsloven § 13 er grunnlag for avslaget skal det også henvises til hvilken lovhjemmel som pålegger taushetsplikt. Dersom avslaget er bygget på forskrift må det opplyses om dette, og hvilke punkter som er lagt til grunn. Avslaget skal også opplyse om klageadgang og klagefrist.

Den som har krevd innsyn og fått avslag kan, innen tre uker etter å ha mottatt avslaget, kreve en nærmere begrunnelse for avslaget, jf. offentlighetsloven § 31 andre ledd. Forvaltningsorganet skal da gi en slik begrunnelse snarest mulig og senest innen ti arbeidsdager.

Dersom det blir innvilget innsyn, skal svarbrevet (med evt. sladdet vedlegg) avskrive det inngående innsynskravet.

Partsinnsyn

Det er forvaltningsloven og forvaltningslovforskriften som regulerer enkeltpersoners adgang til innsyn i opplysninger som gjelder dem selv. Som part i en sak har man som hovedregel rett til innsyn til alle registrerte opplysninger som omhandler en selv, men det finnes også visse unntak (for eksempel for interne notat, eller opplysninger som det av helsemessige eller personlige forhold er utilrådelig at blir gjort kjent for parten direkte).

Også krav om partsinnsyn kan fremmes skriftlig eller muntlig, men det er ønskelig at man sender en skriftlig innsynskrav per brevpost eller elektronisk post til arkivtjenesten. Ved bruk av elektronisk post kan forvaltningsorganet be om ytterligere dokumentasjon for å sikre partens autentisitet, jf. eForvaltningsforskriften § 4 punkt 2.

Innsyn i varslingssaker

I følge retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten utarbeidet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) er hovedregelen at innsynskrav skal vurderes etter offentleglovas alminnelige regler. Dokumentene i en ferdigbehandlet sak er altså offentlige med mindre unntak kan hjemles i offentleglova.

Forvaltningslovens § 13 første ledd nr 1 pålegges taushetsplikt om noens personlige forhold. Som personlig forhold regnes blant annet opplysninger om fysisk og psykisk helse, karakter og følelsesliv og visse opplysninger om familie- og hjemforhold. Offentleglova § 13.1 hjemler krav om at opplysninger underlagt taushetsplikt skal unntas offentlighet.

Når det bes om innsyn i varslingssaker er hovedregelen at innholdet i saken kan gjøres kjent, men navn på varsler og dennes rolle/stilling (som kan bidra til å identifisere varsleren) må sladdes.

Ved krav om innsyn i varslingssaker kan derfor innsyn gis, men navn og evt rolle til varsleren alltid sladdes med hjemmel i offentleglova § 13 jf forvaltningsloven § 13.

Metode for innsyn

Innsyn i offentlige dokumenter er som hovedregel gratis. Dersom dokumentene det bes om innsyn i foreligger elektronisk og blir oversendt elektronisk, er det ikke anledning til å ta betalt for dette. Ved utskrift eller kopiering av dokumenter som i antall overstiger hundre A4-ark i én sak, kan et forvaltningsorgan kreve en krone pr. ark utover hundre samt porto for utsendelse. Det er også i enkelte tilfeller anledning til å ta betalt for utskrifter eller kopier på uvanlig format eller av høykvalitet, eller ved kopiering til annet lagringsmedium enn papir. Betalingen skal imidlertid ikke overstige faktiske kostnader, og tidsbruk kan ikke medregnes.

Utlån av originale papirdokumenter til eksterne forekommer som hovedregel ikke. Det er kun advokat som opptrer som fullmektig for en part som kan få utlånt originale papirdokumenter når det ikke er særlige grunner som taler i mot det.

Innsynskrav ved HiOA følger disse rutinene:

Innsynskrav.pdf 75,51 kB