Utskriftsvennlig versjon

Kvalitetssikring i arkiv og dokumentasjons-/informasjonsforvaltning

ISO-standard 9000 definerte kvalitet som "I hvilken grad iboende egenskaper oppfyller krav". Kvalitetssikring i arkiv og dokumentforvaltning er i sammenheng med denne definisjonen, tiltak som sikrer at tjenesten har egenskaper som minst tilsvarer den standarden som settes i lover og regler (Noark-standarden, arkivloven m.fl.).

Tiltak vil være kravene til de ansattes kompetanse, rutiner for utføring av saksbehandlings- og arkivarbeidet, kontrollrutiner for å sikre at rutinene blir fulgt og ekstern vurdering og oppfølging av Arkivverket.

Kvalitetssikring av saksbehandlingsprosesser og arkiv er en forutsetning for å bevare autentisk dokumentasjon med ubrutt integritet, over tid. Det gjelder både for papirarkiv og elektroniske arkiv. Elektroniske data er flyktige i seg selv, og det kreves derfor ekstra årvåkenhet for å sikre at de kan bevares gjennom flere konverteringer som en sikker kilde til informasjon og dokumentasjon. Det ivaretas først og fremst gjennom bruk av Noark-standarden, men også ved høgskolens egen bevissthet om og behandlingen av dokumentasjonen. Kvalitetssikringen ivaretas spesielt gjennom

  • Registrering av data for gjenfinning, produksjon og import i systemet, dokument- og saksflyt, sikring av tilgjengelighet, men også skjerming av taushetsbelagte opplysninger og dokumentasjon
  • Dokumentfangst - som handler om å identifisere områder eller personer som produserer arkivverdig materiale, jf arkivforskrifta § 2-6. Dette arbeidet krever god kjennskap til organisasjonsstrukturen og virksomheten med ansvarsfordeling og saks-/informasjonsflyt. Identifiseringen er nært knyttet til god informasjon i organisasjonen om bakgrunnen og behovet for identifisering av områdene, og hvorfor det er viktig at materialet blir hentet inn og arkivert. Måten arkivmaterialet blir innhentet på kan variere ut fra bl.a. produksjonsmåte og informasjonstype
  • Effektiv dokumentfangst krever at vi er bevisste på de kravene som blir satt til et arkiv og hvilken funksjon et saksbehandlings-/arkivsystem skal ha
  • Som et ledd i kvalitetssikringa må medarbeiderne få tid til faglig utvikling og muligheter til å holde seg oppdatert innen digital utvikling
  • Et annet viktig ledd er opplæring og veiledning av andre tilsatte ved høgskolen . Gjennom økt forståelse for verdien av gode arkiver oppnår vi også bedre samarbeid og samhandling om saksbehandlingsprosesser og arkivarbeid

Kvalitetssikringen er forøvrig en gjennomgående del av arkivplanen, og flere av kapitlene har med anvisninger for hvordan den skal ivaretas. Saksspesifikke rutiner beskriver f.eks.hvordan dokumentasjonen for spesielle områder skal behandles. Det er gjennom revidering av eksisterende rutiner, utvikling av nye og tjenesteeieres deltakelse i de prosessene, vi sikrer en effektiv og forskriftsmessig saksbehandling og dokumentasjons- og informasjonsforvaltning ved høgskolen

 

Se her for spesifikke rutiner.

Laster...