Utskriftsvennlig versjon

Hvorfor arkiv - Post, arkiv og saksbehandling

Du som saksbehandler

  • Trenger oppdatert informasjon om sakene du skal behandle
  • Trenger å vite hvordan tilsvarende saker er behandlet tidligere
  • Trenger et sted å lagre sakene, og være sikker på at de kan gjenfinnes

De du jobber sammen med

  • Trenger dokumentasjon på hvordan sakene er løst
  • Trenger å vite hva som ble bestemt i ulike sammenhenger
  • Trenger å vite hvilke samarbeidspartnere vi har i ulike sammenhenger

Studentene

  • Trenger å vite at vi har dokumentasjon på studiene de har tatt
  • Har krav på at ulike søknader, klager og andre spørsmål/brev blir mottatt, registrert og videresendt til rett saksbehandler
  • Trenger å vite at vi kan dokumentere eksamensresultater

Tilsatte

  • Trenger å vite at vi har dokumentasjon på tilsettingsforholdet deres
  • Trenger å være trygge på at personlige dokument blir skjerma etter lover og forskrifter
  • Har krav på at ulike dokument blir behandlet etter gjeldende saksbehandlingsrutiner

Høgskolen i Oslo og Akershus

  • Er en offentlig institusjon og skal følge arkivlova, offentleglova, forvaltningslova osv. Vi er dermed pålagt å ha arkiv
  • Må kunne dokumentere virksomheten både i fortid, nåtid og ettertid
  • Må kunne gi innsyn i saker vi arbeider med - uten et systematisk arkiv blir det vanskelig
  • Har pålegg om å kunne legge fram offentlig journal. Den skal speile virksomheten og gi samfunnet forøvrig et innblikk i vår daglige drift
  • Må holde orden på alle inngåtte avtaler og ivareta enkeltpersoners rettigheter

Rutinene for post, arkivering og saksbehandling er basert på ovenstående, og kan også være retningsgivende for om saksdokumentene dine skal arkiveres(er arkivverdige) eller behandles som ren informasjonspost (er arkivuverdige).

Tilsatte ved arkivenheten bistår i spørsmål rundt saksbehandling og arkivering, og hjelper deg som saksbehandler med vurderinger i forhold til journalføring og offentlighetsvurderinger o.l. Du får også hjelp til å søke fram saker fra papirbaserte arkiver.

For arkivfaglige spørsmål bruk e-postadresse: arkiv@hioa.no eller interntelefon 5959

Laster...