Ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) er dokumentasjons- og informasjonsforvaltningen sentralisert, og organisert i avdeling for ressursutvikling og infrastruktur. Seksjon for dokumentasjon og informasjonsforvaltning (SDI) er bemannet med 11,5 årsverk. Arkivleder har økonomi- og personalansvar.
Arkivet er elektronisk og består av tre arkivdeler:
- saksarkiv - emneorienterte saksmapper
- personalarkiv - personalmapper for hver enkelt ansatt
- studentarkiv - studentmapper for hver enkelt student
Høgskolen bruker et Noark5-basert saksbehandlings- og arkivsystem, Public 360 levert av Software Innovation. Systemet driftes felles for sektoren av leverandør.
Høgskolen i Oslo og Akershus tok i bruk Public 360 1.9.2014. Før det var ePhorte (Noark4-versjon) levert av Evry i bruk.
Noark4 og Noark5 standardene finner du mer om her: Noark-4/Standarden og Noark-5/Standarden
Daglig drift i seksjonen er for en stor del organisert i turnuser, og medarbeiderne deltar i en eller flere av disse. Det er turnuser for:
- Sentral arkivregistrering
- Brukerstøtte (epost: dokhjelp@hioa.no - vakttelefon: 5959)
- Kvalitetssikring av offentlig journal
- Postmottak for ekstern elektronisk post
Fra 1.1.2014 er SDI organisert i team som jobber med spesifikke fagområder:
- Studentforvaltning,studieadministrasjon, forskning, utvikling og oppdragsvirksomhet
- Administrasjon, personal og økonomi
Du finner mer informasjon om inndelingen her
Arkivet før 1.9.2014 er ordnet etter felles arkivnøkkel og kassasjonsplan for statlige høgskoler 1.7.1994, revidert oktober 1996, mars 2001 og juli 2005. Kassasjonsplan mai 2001
Fra 1.9.2014 ble det tatt i bruk en ny arkivnøkkel, datert juni 2014 som for fagsakenes vedkommende har fått en mest mulig funksjonsbasert inndeling.
Senter for velferds- og arbeidslivsforskning (fra 1.1.2014) som består av de to tidligere forskningsinstituttene Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) og Norsk institutt for forskning om oppvekst, velferd og aldring (NOVA) opprettholdt sine arkiver som egne institutt fram til innføringen av Public 360 og samlokaliseringen på studiested Pilestredet høst 2014 (endelig dato 15.9.2014).
