Arkiv blir til som en følge av virksomheten og er ikke et mål i seg selv, men når arkivdokumentene er der, vil de være en forutsetning for videre virksomhet på samme område og en kilde til informasjon. På den måten bidrar arkivet til at HiOA oppfyller målsettingene sine og kan være en konkret kilde til å oppfylle visjonen - Ny viten - ny praksis.
Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) har en viktig funksjon i å dokumentere HiOAs virksomhet, og i å vareta personers rettigheter (juridiske, studenter, ansatte). For at arkivet skal være en pålitelig kilde og ha omgivelsenes tillit til dokumentasjonen det inneholder, må det være fundamentert på god arkivskikk (jf Marthinsen Jørgen H. Arkivteori:2012 s. 290).
God arkivskikk innebærer gode arkivsystemer, kvalitetssikrede rutiner og faglig godt kvalifisert personale. Kvalitetssikrede arkivrutiner skal omfatte
- Post- og dokumentbehandling
- Arkivbegrensning
- Bevaring og kassasjon
- Periodisering og bortsetting
- Oppbevaring og sikring
- Innsyn og utlån
Med det som grunnlag skal SDI gi støtte til en effektiv og forsvarlig saksbehandling som er basert på likebehandling. Det skal sikre at vi har en forvaltning som er gjennomsiktig og etterprøvbar, og at HiOAs arkiv fortsetter å være tilgjengelig i uoverskuelig framtid for dokumentasjon og som kildemateriale til framtidig forskning.
