Dokumentasjons- og informasjonsforvaltning er en viktig ressurs for å kunne drive en forsvarlig, og arkivplanen skal gi god oversikt over alle sider av dokumenthåndteringen. Riksarkivaren har gjennom Arkivforskriften (forskrift av 11.12.1998 nr 1193 om offentlige arkiver) § 2-2 gitt pålegg om at alle offentlige organ skal ha en arkivplan.

Arkivplanen for Høgskolen i Oslo og Akershus utarbeides i samsvar med dette og føringer gitt i lov- og regelverk. Slik vil den også være et styringsredskap i arkivdanningen og et oppslagsverk for ledere, saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål om dokumentforvaltningen og til dels saksbehandlingen ved høgskolen.

Arkivplanen skal i henhold til forskriften, være àjour til enhver tid og vil derfor bli oppdatert jevnlig. Slike oppdateringer vil gjelde opplysninger eller dokumenter som inngår i planen.

Full gjennomgang av arkivplanen bør være minst hvert fjerde år, og ved

• ny versjon av arkivnøkkel
• nye versjoner av datasystem (eks: oppgradering fra NoArk4 til NoArk5-system)

Ansvar: Arkivleder

Arkivleder skal ha melding om alle endringer som kan få følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk, og har rett til å uttale seg om virkningene de får for dokumentasjons- og informasjonsforvaltningen. Kulturdepartementet kom høsten 2012 med en melding til Stortinget om arkiv, den behandler et samla arkivfelt og favner både statlig, kommunal og privat sektor. Føringene i meldingen og behandlingen av den vil få betydning framover, også for HiOA. I meldingen heter det bl.a.:

"Dei særskilde utfordringane arkivsektoren står overfor, krev politisk baserte strategiar. Utfordringar, vegval og innsatsfaktorar i arbeidet med samfunnsarkiva bør inngå i ei politisk vurdering. Det er derfor behov for eit politisk dokument som har eit heilskapleg blikk på arkivsektoren og gir politiske mål for eit samla arbeid med arkiva i samfunnet"

Meld.St. 7 (2012-2013) Arkiv -

Arkivbegrep